Bagaimana Menerapkan Sistem Penggajian Pegawai Yang Efektif

Rata-rata perusahaan yang sudah Menerapkan Sistem Penggajian adalah perusahaan dengan skala menengah ke atas. Yang mana, perusahaan tersebut memiliki banyak karyawan dari berbagai macam jabatan/ posisi yang berbeda satu sama lain.

Sistem penggajian antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya juga berbeda. Ini tergantung dari Bagaimana perjanjian awal yang telah disepakati kedua belah pihak.

Artikel ini akan membahas mengenai apa itu sistem penggajian, apa saja pola dasar perhitungan gaji karyawan, apa saja metode sistem penggajian di Indonesia, hingga data yang dibutuhkan perusahaan dalam sistem penggajian, dan prosedur sistem penggajian itu sendiri.

Sistem Penggajian Adalah?

Sistem penggajian adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk membantu perusahaan tersebut mengelola hal-hal yang berhubungan dengan pemberian gaji karyawan. Termasuk juga untuk membuat slip gaji karyawan itu sendiri.

Menurut Payaman Simanjuntak, sistem penggajian di Indonesia umumnya menerapkan gaji pokok. Yang mana, gaji pokok ini didasarkan pada posisi atau pangkat karyawan dan masa kerja karyawan di perusahaan yang bersangkutan. Sementara itu, pangkat karyawan sendiri didasarkan pada tingkat pendidikan dan juga pengalaman kerja.

Jadi, bila disimpulkan penentuan gaji pokok dari sistem penggajian adalah didasarkan pada teori human capital, yakni teori yang menjelaskan bahwa gaji karyawan yang diberikan oleh perusahaan sebanding dengan tingkat pendidikan dan pengalaman yang dicapai.

Pola Dasar Perhitungan Gaji Karyawan

Meskipun menurut Payaman Simanjuntak, sistem penggajian adalah berdasarkan teori human capital, namun secara umum ada juga aturan pelengkapnya. Yang mana, aturan ini ditujukan sebagai sebuah pemerataan menggunakan pola dasar perhitungan gaji karyawan. Berikut ini beberapa pola dasar perhitungan gaji karyawan yang perlu Anda tahu:

• Besarnya gaji dalam sistem penggajian adalah mencerminkan nilai tugas/ pekerjaan karyawan yang bersangkutan.
• Kenaikan gaji hendaknya juga sebanding dengan peningkatan produktivitas kerja.
• Sifat peningkatan gaji dalam sistem penggajian adalah tidak diberikan secara permanen. Melainkan dilakukan pada periode waktu tertentu dan dengan ukuran tertentu.

Metode Sistem Penggajian di Indonesia

Setiap negara memiliki metode  sistem penggajian tersendiri. Begitupun dengan metode sistem penggajian di Indonesia. Ada 3 metode sistem penggajian di Indonesia yang perlu Anda tahu:

1. Sistem penggajian skala tunggal

Dalam sistem ini, karyawan yang memiliki pangkat sama, akan mendapat gaji yang jumlahnya juga sama. Pemberian gaji kepada karyawan tidak memperhatikan sifat dan tanggung jawab atas pekerjaan itu sendiri.

Keuntungan menerapkan metode ini adalah perhitungannya cukup sederhana. Ini karena hanya ada satu aturan yang harus ditaati.

Sementara itu, kekurangan menerapkan metode ini adalah gaji yang diberikan kepada karyawan akan terasa kurang adil. Sebab, meskipun memiliki pangkat yang sama, tetapi bisa saja beban kerjanya berbeda.

2. Sistem penggajian skala ganda

Sementara, dalam sistem ini, pemberian gaji karyawan dengan memperhatikan sifat pekerjaan itu sendiri, prestasi yang pernah dicapai karyawan selama bekerja, hingga berat dan ringannya tanggung jawab pekerjaan yang diamanahkan kepada karyawan.

Keuntungan menerapkan metode ini adalah mendorong para karyawan untuk memberikan kinerja terbaiknya. Dengan begitu, karyawan bisa fokus memberikan hasil kerja terbaik pula.

Sementara itu, kekurangan menerapkan metode ini adalah gaji yang diberikan kepada karyawan akan terasa kurang adil juga, khususnya saat masa pensiun nanti. Sebab, meskipun memiliki pangkat yang sama, tetapi kinerjanya berbeda.

3. Sistem penggajian campuran

Yang terakhir, sesuai dengan namanya, sistem penggajian campuran adalah sistem yang menerapkan sistem penggajian skala tunggal dan skala ganda. Metode ini sudah menjadi jalan tengah untuk meminimalisir ketidakadilan pemberian gaji.

Sistem penggajian campuran ini menjadi metode yang paling banyak diadopsi oleh perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia. Aturan mengenai sistem penggajian campuran ditegaskan berdasarkan UU No. 43 Tahun 1999 dan PP No. 6 Tahun 2008.

Jika dibanding dengan dua metode di atas, metode ini cukup fair untuk diterapkan. Karyawan yang memiliki pangkat sama akan mendapat gaji pokok yang sama pula. Hanya saja, karyawan yang melaksanakan pekerjaannya dengan perhatian dan pengerahan tenaga lebih, akan mendapat tunjangan.

Data yang Dibutuhkan Perusahaan Saat Menerapkan Sistem Penggajian

Sistem penggajian bisa berjalan jika ada data yang dimasukkan di dalam sistem tersebut. Data yang dibutuhkan, biasanya dibagi menjadi dua, yaitu data konstan dan data variabel.

Data Konstan

Data konstan dalam sistem penggajian adalah data yang tetap dan tidak berubah. Dalam sistem payroll, data konstan ini hanya dimasukkan satu kali di awal periode pembayaran gaji. Tidak perlu dimasukkan secara berkala. Data konstan akan berubah,  jika memang ada pembaruan data dari para pekerja.

Contoh data konstan:

• Nama karyawan
• NPWP
• Status pernikahan dan jumlah tanggungan keluarga
• Jumlah gaji
• Divisi tempat bekerja
• Jumlah PTKP
• Iuran BPJS

Data Variabel

Data variabel dalam sistem penggajian adalah data yang tidak tetap dan selalu berubah setiap periode pembayaran gaji. Oleh karena itu, data variabel ini harus dimasukkan ke sistem setiap periode pembayaran secara berkala.

Contoh data variabel:

• Jumlah jam atau hari kerja
• Hari libur
• Jumlah izin,cuti, dan sakit
• Penghasilan dan potongan pajak kumulatif

Prosedur Sistem Penggajian

Sistem penggajian adalah sistem yang juga mengatur berbagai macam prosedur yang memungkinkan perusahaan untuk mencari, menyeleksi, memecat karyawan,maupun mengendalikan pembayaran gaji karyawan.

Untuk prosedurnya tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan. Namun secara umum, jaringan prosedurnya terdiri dari hal-hal berikut ini:

1. Prosedur pencatat waktu hadir

Perusahaan menetapkan prosedur pencatat waktu hadir menggunakan sistem absensi digital, absensi sidik jari, absensi biometrik, absensi berbasis web, hinga penggunaan kartu. Catatan waktu kehadiran berfungsi untuk menentukan gaji yang didapat karyawan.

2. Prosedur pencatat waktu kerja

Perusahaan menetapkan waktu kerja selama 8 jam sehari. Jika karyawan bekerja kurang dari 8 jam, maka karyawan tersebut dianggap pulang lebih cepat. Sementara itu, jika karyawan bekerja lebih dari 8 jam, maka karyawan tersebut dianggap bekerja lembur. Kebijakan ini bisa berpengaruh terhadap gaji yang didapat para karyawan.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji

Untuk prosedur pembuatan daftar gaji, ini berdasarkan pada surat keputusan tentang pengangkatan karyawan baru, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, kenaikan pangkat, daftar hadir karyawan, dan daftar gaji bulan sebelumnya.

4. Prosedur distribusi biaya gaji

Distribusi biaya gaji berguna untuk mengendalikan biaya sekaligus menghitung harga pokok produk. Untuk proses penyalurannya biasanya disalurkan kepada tiap divisi di perusahaan tersebut yang menikmati manfaat tenaga kerja.

5. Prosedur pembayaran gaji

Untuk prosedur pembayaran gaji, ini berkaitan dengan fungsi akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi untuk membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan guna menulis cek pembayaran gaji. Sementara, fungsi keuangan mencairkan cek tersebut sebagai bentuk pengiriman gaji ke rekening karyawan.

Setelah Anda mengetahui penjelasan di atas, dapat kami simpulkan bahwa sistem penggajian adalah sistem yang berguna untuk memudahkan kerja manajemen perusahaan dalam mengatur sekaligus membayarkan gaji karyawan setiap bulannya. Dengan menerapkan sistem penggajian, perusahaan bisa meminimalisir adanya kesalahan penggajian yang menyebabkan masalah di kemudian hari. Anda juga tahu, bahwa gaji menjadi perihal yang sangat sensitif bagi masing-masing orang.